Wezwanie do zapłaty czynszu — jak napisać i kiedy wysłać?

Kiedy wysłać wezwanie do zapłaty?

Wezwanie warto wysłać od razu, gdy pojawia się zaległość i wcześniejszy kontakt z najemcą nie przynosi efektu. Nie trzeba czekać wielu miesięcy, żeby uporządkować dokumentację. Im szybciej właściciel pisemnie potwierdzi zaległość, tym łatwiej później wykazać, kiedy powstał dług i jakie działania zostały podjęte.

Przy lokalach mieszkalnych szczególne znaczenie ma prawidłowe, pisemne uprzedzenie najemcy, zwłaszcza gdy właściciel w przyszłości rozważa wypowiedzenie umowy z powodu zaległości.

Co powinno zawierać wezwanie?

Jak opisać zaległość?

Najlepiej zrobić prostą tabelę. Właściciel powinien wskazać miesiąc, należną kwotę, kwotę zapłaconą i brakującą różnicę. Dzięki temu najemca widzi konkrety, a dokument jest czytelny również dla osoby trzeciej, np. prawnika, mediatora albo sądu.

• czynsz najmu za konkretny miesiąc,
• opłaty administracyjne, jeśli zgodnie z umową ponosi je najemca,
• media lub rozliczenia dodatkowe, jeśli są udokumentowane,
• odsetki — tylko wtedy, gdy są poprawnie naliczone i uzasadnione.

Forma doręczenia ma znaczenie

Najbezpieczniej wysłać wezwanie w taki sposób, aby mieć dowód nadania i możliwość potwierdzenia doręczenia. W praktyce często stosuje się list polecony, przesyłkę za potwierdzeniem odbioru, e-mail wskazany w umowie albo doręczenie osobiste z podpisem odbioru.

Ważne jest nie tylko samo napisanie wezwania, ale również zachowanie dowodów: potwierdzenia nadania, kopii wiadomości, potwierdzenia odbioru albo notatki z próby doręczenia.

Czego nie pisać w wezwaniu?

Wezwanie powinno być stanowcze, ale spokojne i profesjonalne. Nie warto używać słów, które mogą zostać odebrane jako groźby albo nacisk. Pismo powinno dotyczyć faktów: umowy, zaległości, terminu zapłaty i możliwych działań prawnych.

• nie groź wyrzuceniem z lokalu „z dnia na dzień”,
• nie zapowiadaj wymiany zamków,
• nie zapowiadaj odcinania mediów,
• nie obrażaj najemcy,
• nie wpisuj kwot, których nie jesteś w stanie udokumentować.

Przykładowa struktura pisma

1. Miejscowość i data.
2. Dane właściciela i najemcy.
3. Adres lokalu.
4. Tytuł: „Wezwanie do zapłaty”.
5. Opis zaległości i podstawa z umowy.
6. Kwota do zapłaty oraz numer rachunku.
7. Termin zapłaty.
8. Informacja o dalszych działaniach w przypadku braku płatności.
9. Podpis właściciela.
10. Załączniki, np. zestawienie zaległości.

Co po wysłaniu wezwania?

Po wysłaniu wezwania właściciel powinien zachować spokój i pilnować terminów. Jeżeli najemca zapłaci — warto potwierdzić rozliczenie. Jeżeli zapłaci częściowo — należy odnotować kwotę i zaktualizować saldo. Jeżeli nie zapłaci — można przygotować kolejny etap działań, np. analizę umowy, wypowiedzenie, ugodę albo skierowanie sprawy do dalszej obsługi.

Powiązane artykuły

• Co zrobić, gdy najemca nie płaci czynszu?
• Wypowiedzenie umowy najmu
• Weryfikacja najemcy przed wynajmem
• Bezpieczny najem mieszkania